e-Doc Manager es una versión superior y más completa del Sistema de Gestión Documental Quipux, desarrollada por HAORJA S.A.
 

 

 

Principales funcionalidades del sistema

 

  • Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios, circulares y anexos
  • Búsqueda y seguimiento de los documentos
  • Acceso al sistema desde todo lugar a través de Internet
  • Firma electrónica de documentos generados en el sistema
  • Acceso restringido a la documentación brindando seguridad a la información almacenada en el sistema
  • Gestión del archivo virtual y físico de la institución.
  • Parametrización de la numeración de los documentos.
  • Gestión de metadatos y tipificación documental.
  • Soporta versionamiento de documentos.
  • Gestión de tareas asociadas a usuarios y documentos del sistema
  • Seguimiento de las tareas en el sistema.
  • Soporta múltiples cargos.
  • Soporta diferentes tipos de documentos.
  • Gestión completa de áreas y perfiles de usuarios.
  • Generación de comprobantes de la documentación física ingresada.
  • Reportes estadísticos de documentos creados, enviados, tramitados, pendientes y archivados

 

 

Nuevas funcionalidades del sistema

 

 

Nuevo componente de firma electrónica que soporte la firma en el estándar PDF Signature y CMS.
 
Creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite.

 

Componente web integrado al sistema para escanear documento
Permite elaborar documentos con imágenes dentro del texto de los documentos

 

Búsquedas en el texto de los documentos
 
Autenticación por LDAP o Active Directory

 

Carpetas virtuales compartidas en múltiples áreas Creación de documentos con mas de un remitente

 

 

 

 

 

Reestructuración del módulo del Archivo Físico, permite:
- Creación y administración de tablas de retención documental
- Clasificación de documentos en base a los tipos documentales
- Organización de la documentación en el archivo físico
- Préstamos de documentos
- Transferencia de documentos a otros archivos
- Eliminación de documentos una vez cumplidos los plazos de conservación
Automatización de hojas de trámite

 

Creación de tareas para documentos en elaboración y en trámite Nuevos reportes para tareas y reasignación de documentos

 

Acceda al recorrido de las tareas desde el recorrido del documento Permite compartir bandejas entre usuarios.

 

Reingeniería del módulo de generación de comprobantes Firma electrónica de archivos anexos

 

Envío de mails desde servidores institucionales disminuyendo la posibilidad de listas negras y ataques de open relay Log de acceso a los documentos

 

Mejoras en el módulo de administración y catálogos del sistema: títulos académicos, documentos anexos, acciones al reasignar, tipificación documental, entre otros. Crea usuarios externos sin número de cédula

 

Envío de mails desde servidores institucionales disminuyendo la posibilidad de listas negras y ataques de open relay Reasigna documentos omitiendo la estructura orgánica

 

Elimina la bandeja de «documentos por imprimir» para memos, envía el documento directo al destinatario Permite personalizar los logos y nombre de la institución

 

Se habilitó el perfil “Asistente” Se permite a los funcionarios que modifiquen sus datos personales

 

Se está desarrollado un módulo de Workflow. Herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. Interconexión con sistemas Quipux

 


 

Beneficios Sistema “E-Doc Manager”

 

  • El sistema funcionará más rápida y eficientemente al atender únicamente las peticiones de los funcionarios de su institución
  • Disminución del número de incidentes y tiempo en el que el sistema se mantiene fuera de servicio
  • Seguridad de la información generada en su institución, ya que estará almacenada en sus servidores
  • Personalización del sistema y desarrollo de nuevas funcionalidades según las necesidades de su institución
  • Proporcionar capacitación a sus funcionarios para que utilicen correctamente todas las funcionalidades del sistema y saquen un mejor provecho de la herramienta documental
  • Los costos y tiempos de implantación del sistema se reducen significativamente, ya que muchos de los funcionarios de su institución ya tienen un conocimiento previo sobre el funcionamiento del sistema